Cómo entregar fotos a tus clientes: guía completa
Formatos y tamaños, cuántas fotos entregar, tiempos, nombres de archivo, métodos comparados y respaldo. La guía completa para entregar fotos a tus clientes.
Rodrigo Méndez9 min de lectura
Para entregar fotos a tus clientes como profesional necesitas cuatro cosas: exportarlas en los formatos correctos, entregar la cantidad que prometiste en el tiempo que acordaste, mandarlas en un solo enlace que se vea bien en el celular y guardar un respaldo antes de formatear tus tarjetas. Aquí va cada punto con cifras concretas: qué tamaños usar, cuántas fotos entregar, cuánto tardar, cómo nombrar los archivos, qué método conviene, cómo respaldar y qué dejar por escrito.
Qué formato y tamaño entregar
La regla práctica es entregar dos versiones de cada foto. Una completa, para imprimir, y una ligera, para que tus clientes la vean en el celular y la suban a redes sin que la aplicación la destroce al comprimirla.
| Para qué | Tamaño (lado largo) | Formato | Espacio de color |
|---|---|---|---|
| Imprimir | Completo, como sale de tu edición | JPEG en calidad alta (90 a 100) | sRGB |
| Ver en celular y computadora | 2048 px | JPEG en calidad 80 a 85 | sRGB |
| Publicar en Instagram | 1080 px de ancho (vertical de 1080 x 1350) | JPEG | sRGB |
Para saber hasta qué tamaño se puede imprimir una foto, divide los píxeles del lado largo entre 300, la resolución que se recomienda para una impresión profesional. Una foto de 6000 px da para 20 pulgadas, unos 50 cm por lado. Si tus clientes quieren un póster más grande, a 240 o 150 ppi también se ve bien porque se mira de más lejos.
sRGB, siempre. Es el espacio de color que esperan casi todas las pantallas y el que aceptan todos los laboratorios. Adobe RGB solo tiene sentido si tu laboratorio te lo pide: en un programa que no maneja color, una foto en Adobe RGB se ve apagada, y tus clientes van a pensar que la editaste mal.
JPEG alcanza. En calidad alta, un JPEG imprime perfecto en los tamaños comunes. Si un laboratorio profesional te pide TIFF, entrégalo para esa impresión. Los RAW son tu negativo: no se entregan salvo que lo acuerden desde el principio y tenga su precio.
Cuántas fotos entregar
No hay un número correcto, pero sí uno acordado. El número depende del tipo de trabajo, de cuánto dura y de tu estilo, y lo que más cuida tu reputación es entregar lo que prometiste.
| Trabajo | Rango común | Qué cuidar |
|---|---|---|
| Retrato o pareja, una hora | 15 a 50 fotos editadas | Variedad de poses y de lugares, sin repetidas |
| Boda completa, 8 horas | 400 a 800 fotos | De 50 a 100 por hora de cobertura |
| XV años y otros eventos | El mismo cálculo por hora | Que estén las personas y los momentos clave |
Tres criterios que ayudan a decidir:
- Calidad antes que cantidad. Diez fotos casi iguales cansan y esconden la buena. Deja la mejor de cada serie.
- Edición no es retoque. Ajustar color y exposición es parte de la entrega; quitar objetos o retocar piel foto por foto es otro servicio, y conviene que tu paquete lo diga.
- Nada de “te entrego todo lo que tomé”. Entregar sin seleccionar te quita el control de cómo se ve tu trabajo.
Cuánto tardar y cómo decirlo
En bodas, los fotógrafos consultados por el sitio Wedding Spot responden, en su mayoría, de 4 a 6 semanas, y de 6 a 8 en temporada alta. En sesiones cortas, como retrato, familia o producto, una o dos semanas es un plazo razonable.
Más importante que el número es la forma:
- Dilo antes de la sesión y déjalo en el contrato.
- Cúmplelo. Una entrega a tiempo con 40 fotos impecables pesa más que una tardía con 80.
- Si te vas a retrasar, avisa antes de la fecha, no el día que vence, y di cuándo llega.
Cómo nombrar y ordenar los archivos
Una carpeta con 400 archivos que se llaman IMG_8421.jpg no dice nada de tu trabajo. Usa un nombre que lleve la fecha, el cliente y un número de orden:
2026-06-12_boda-ana-y-luis_001.jpg
2026-06-12_boda-ana-y-luis_002.jpgY separa las dos versiones en carpetas que cualquiera entienda:
boda-ana-y-luis/
alta-resolucion/
web/Ordena las fotos como sucedieron, de la preparación al final. Tus clientes van a recorrer la entrega como una historia, y cuando te pidan una impresión, el número de archivo les sirve para decirte cuál quieren.
El adelanto que mantiene la emoción
Mientras editas la entrega completa, manda de 5 a 10 fotos en los primeros días. Es la práctica más extendida en bodas y funciona igual en cualquier sesión: tus clientes comparten el adelanto, tú apareces etiquetado y la espera se siente más corta.
Drive, WeTransfer, Dropbox, USB o galería en línea
Cada método resuelve una parte. Lo que cambia es qué tan bien se ve tu trabajo, cuánto dura el enlace y si puedes decidir quién descarga.
| Método | ¿Caduca? | Qué ven tus clientes | Control de descargas | Tu marca |
|---|---|---|---|---|
| WeTransfer gratis | Sí, a los 3 días | Un archivo para descargar | Quien tenga el enlace descarga | Casi nada |
| Google Drive | No, mientras exista el archivo | Una carpeta con nombres de archivo | Se puede limitar al compartir | La de Google |
| Dropbox gratis | No vence solo | Una carpeta | Bloquearlas es de pago | La de Dropbox |
| USB o impresos | No, pero se pierden o se dañan | Archivos sueltos o el papel | No aplica | Si la presentación es tuya |
| Galería en línea para fotógrafos | Depende del servicio y del plan | Tus fotos a pantalla completa | Sí, por galería | Sí |
Correo y WhatsApp no son para entregas completas. Gmail acepta hasta 25 MB de adjuntos por correo en cuentas personales, que son pocas fotos en alta. En WhatsApp, una foto enviada como imagen se comprime; si tienes que mandar una suelta en alta, mándala como documento.
Una galería resuelve lo que los demás no. Tus clientes abren un enlace y ven las fotos a pantalla completa, en el celular o en la computadora, con tu nombre. Tú decides si es pública, privada o con contraseña, y si se pueden descargar. Y si tu galería permite marcar favoritas, la selección para imprimir llega sola, sin listas de números por mensaje. Si estás comparando servicios, lee qué alternativas hay a Pixieset en español.
El flujo de entrega, de principio a fin
- Selección y edición
- Exportar en dos tamaños
- Nombrar y ordenar
- Subir y configurar acceso y descargas
- Mandar el adelanto
- Entrega completa en un solo enlace
- Respaldo y cierre
Paso a paso
-
Selecciona y edita. Quita repetidas y fallidas, y edita con un mismo criterio de color para toda la sesión.
-
Exporta en dos tamaños. Completo para imprimir y 2048 px para pantalla, los dos en JPEG y sRGB.
-
Nombra y ordena. Fecha, cliente y número de orden; una carpeta por versión.
-
Sube y configura. Portada, acceso (público, privado o con contraseña) y descargas activadas o no, según lo que se haya pagado.
-
Manda el adelanto en los primeros días, con una versión vertical para historias.
-
Entrega completa en un solo enlace, con un mensaje corto que diga qué incluye y hasta cuándo puede descargarse.
-
Respalda y cierra. Confirma que tus clientes recibieron todo antes de liberar espacio.
Un mensaje de entrega que funciona, listo para copiar y ajustar:
Hola, [nombre]. Ya está lista tu galería: [enlace]. Son 48 fotos editadas, ordenadas como pasó la sesión. Puedes verlas en el celular o en la computadora y descargarlas en alta resolución hasta el [fecha]. Si quieres imprimir alguna, dime el número de archivo y te ayudo. Gracias por la confianza.
Corto, con el enlace al principio y con lo único que tus clientes necesitan saber: qué incluye, cómo se ve y hasta cuándo pueden descargar.
Respaldo: la regla 3-2-1
La regla viene de la fotografía: CISA, la agencia de ciberseguridad de Estados Unidos, la recomienda en su guía de respaldo y se la atribuye al libro The DAM Book, del fotógrafo Peter Krogh. Dice así:
- 3 copias de cada archivo importante: la original y dos respaldos.
- 2 medios distintos, por ejemplo tu computadora y un disco externo.
- 1 copia fuera de tu estudio: en la nube o en otro lugar físico.
No formatees una tarjeta hasta que las tres copias existan. Y decide cuánto tiempo vas a guardar los archivos después de la entrega: lo que elijas, ponlo en el contrato, para que nadie te pida en tres años una foto que ya no tienes.
Qué poner en el contrato sobre la entrega
- Cuántas fotos se entregan y si son editadas o retocadas.
- En cuánto tiempo, contado desde la sesión.
- En qué formato y en qué tamaños.
- Por qué medio y por cuánto tiempo estará disponible la descarga.
- Si se entregan los RAW y cuánto cuestan.
- Cuánto cuesta cada foto adicional.
- Si puedes usar las fotos en tu portafolio y en tus redes.
- Cuánto tiempo guardas los archivos después de entregar.
Lista para revisar antes de mandar
Lista para revisar
- Exportaste en sRGB y en los dos tamaños.
- Los archivos llevan fecha, cliente y número de orden.
- No hay repetidas, ojos cerrados ni fotos fuera de foco.
- La galería tiene portada y el orden de la historia.
- El acceso y las descargas están como se acordó.
- Abriste el enlace en un celular, no solo en tu computadora.
- El mensaje de entrega dice qué incluye y hasta cuándo se descarga.
- Las tres copias del respaldo existen.
Si quieres ver todas las guías, entra al blog o a la categoría Entrega y clientes. Y si vas a entregar tu próxima sesión, piclink tiene un plan gratis para probar con un trabajo real.
Fuentes
- WeTransfer, “How long are transfers available to download?”, https://wetransfer.com/help-center/how-to/transfer-availability, consultada el 2 de octubre de 2026.
- Dropbox, “How to set or change shared link permissions”, https://help.dropbox.com/share/set-link-permissions, consultada el 2 de octubre de 2026.
- Google, “Compartir archivos de Google Drive”, https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=es, consultada el 2 de octubre de 2026.
- Google, “Límites de tamaño de los archivos adjuntos de Gmail”, https://support.google.com/mail/answer/6584?hl=es, consultada el 2 de octubre de 2026.
- IONOS Digital Guide, “Instagram image sizes”, https://www.ionos.com/digitalguide/online-marketing/social-media/instagram-images-sizes/, consultada el 2 de octubre de 2026.
- Mylio, “How to Prepare Photos for Printing”, https://inspire.mylio.com/how-to-prepare-photos-for-printing-resolutions-edits-and-file-formats/, consultada el 2 de octubre de 2026.
- CISA, “Data Backup Options”, https://www.cisa.gov/sites/default/files/publications/data_backup_options.pdf, consultada el 3 de octubre de 2026.
- Wedding Spot, “How long does it take to get wedding photos back?”, https://wedding-spot.com/blog/how-long-get-wedding-photos-back, consultada el 3 de octubre de 2026.
- Alyssa Badami Photography, “How many photos should you expect from your wedding day?”, https://alyssabadamiphotography.mypixieset.com/blog/how-many-photos-should-you-expect-from-your-wedding-day/, publicada el 28 de julio de 2026 y consultada el 3 de octubre de 2026.
- iDownloadBlog, “How to send full resolution photos and videos on WhatsApp”, https://www.idownloadblog.com/2023/08/18/send-hd-photos-whatsapp-tutorial/, actualizada el 28 de julio de 2026 y consultada el 3 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas fotos se entregan en una sesión?
Depende del tipo de sesión, de su duración y de tu estilo. En una sesión de retrato de una hora es común entregar entre 15 y 50 fotos editadas. Lo importante es que la cifra quede escrita en tu paquete antes de la sesión.
¿Cuántas fotos se entregan en una boda?
Una referencia común es de 400 a 800 fotos para ocho horas de cobertura, es decir, de 50 a 100 por hora. Más que llegar a un número, cuida que las mejores no se pierdan entre tomas repetidas.
¿Cuánto tardan en entregar las fotos de una boda?
Los fotógrafos consultados por el sitio Wedding Spot responden, en su mayoría, de 4 a 6 semanas, y de 6 a 8 en temporada alta. Lo profesional es fijar la fecha en el contrato y mandar un adelanto en los primeros días.
¿Cómo enviar fotos en alta calidad por WhatsApp?
Mándalas como documento y no como foto: así llegan sin compresión. La opción HD mejora la calidad, pero todavía reduce la imagen. Para una entrega completa, comparte el enlace de la galería.
¿Cómo enviar fotos de alta calidad por correo?
Gmail acepta hasta 25 MB de adjuntos por correo en cuentas personales; si te pasas, convierte los archivos en enlaces de Google Drive. Para una sesión completa conviene mandar un solo enlace a la galería.